迎賓
當得知有重要賓客來訪，在確定接待方案后，秘書應及時和相關部門聯系，明確來賓抵達的實際時間，并通過詢問機場、碼頭、車站確認無誤后，由秘書陪同有關人員提前到達等候。如果來賓是初次見面的，秘書應當事先準備好示意牌，上寫“歡迎×國×公司××先生一行”等醒目的文字，以便來賓及時發現。
介紹
接到來賓后，應熱情問候客人，說：“歡迎你們，一路辛苦了”等問候的話，并主動幫助客人提拿行李。同時，相互介紹雙方成員。秘書在介紹時，應先說：“請允許我介紹一下”，然后按地位高低，將本組織一方成員依次介紹給來賓。