宴請既然作為一種禮儀性的社交活動,實現其目的,自然是組織者所追求的目標。為了能使這種交際活動獲得圓滿成功,組織者在宴請前必須做好充分的準備工作。
一確定宴請的目的、名義、對象、范圍、形式
1宴請的目的通常是各不相同的,既可以是為某一件事而舉行,也可以是為某個客人而舉行,還有是為某一展覽會開幕式或閉幕式,或者某一工程的開工或竣工而舉行等。
2宴請要確定以誰的名義邀請和被邀請對象。確定邀請者與被邀請者的主要依據,是主賓雙方的身份應當對等。身份低會使對方感到冷淡、不禮貌。我國大型正式活動通常是以一個人的名義發出邀請,日常交往的小型宴請可以根據具體情況以個人名義或以夫婦的名義發出邀請。
3邀請范圍是指宴請需邀請哪些方面的人士、什么級別、請多少人、主方請多少人作陪等。這些都需要事先從宴請的性質、主賓身份、國際慣例、雙方關系以及當前的政治氣候、經濟形勢等方面加以考慮。
4邀請的范圍確定以后,接下來就是擬定邀請名單。注意名單上要寫明被邀請者的姓名、性別、職務等,并適時按擬定名單提前向對方發出邀請通知。
5確定宴請的形式按照通常的慣例,正式的、高級別的、小范圍的以舉行宴會為宜,人多時則可采用冷餐酒會或茶會等形式。
二宴請的時間和地點
1宴請的時間應安排在主賓雙方都較為合適的時候。注意在時間的確定上,要避免對方的重大節假日、已有重要活動的時間或是禁忌日,如在西方13 日星期五均屬不適合安排宴請活動的日子。
2選擇宴請的地點,要根據邀請的對象、活動性質、規模大小及形式等因素來確定。如官方正式、隆重的宴會一般安排在政府議會大廈或客人下塌的酒店。
三宴會邀請
1. 邀請形式
邀請有兩種形式,即口頭邀請和書面邀請?？陬^邀請就是當面或者通過電話把這個活動的目的、名義以及邀請的范圍、時間、地點等告訴對方,然后等待對方的答復。書面邀請即給對方發送請柬(或稱請貼),將宴會活動的內容告之對方。這樣做,既是出于禮貌,也是對客人的提醒和備忘。
2. 邀請的時間
各種宴會邀請時間一般以提前3 -7 天為宜,過早,客人會因日期長久而遺忘;太遲會使客人措手不及,難于如期應邀出席。
3. 發送請柬方式
(1)請柬上要將宴請活動的目的、名義、邀請范圍、時間、地點等都寫在上面,然后送給客人。
(2)請柬發出后,要及時核實出席者情況,并做好記載,以便安排席位。
(3)請柬的書寫格式,按規范要求應首先寫明目的,正文不用標點符號,遇重大活動時要注明著裝要求;要注意行文格式,文字措辭務必做到簡潔、清晰、準確、及時。寫名單時一定核對一次,不得將客人名字寫錯。